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DOC4US

Hoy en día, las organizaciones requieren transformaciones rápidas y flexibles que las hagan más competitivas en su entorno, de ahí que el uso de las TIC’s entran a jugar un papel muy importante en el apoyo de estos cambios, soportando los procesos más sensibles de las organizaciones entre ellos el de la Gestión Documental.

Doc4Us es un sistema SGDE y SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) para la gestión de documentos electrónicos. A nivel empresarial, que asegura el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos garantizando las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad de toda la información digital de su empresa.

El sistema de información de Gestión de documentos digitales DOC4US permite a la empresa administrar su centro de gestión documental de manera digital cumpliendo con las normas básicas de Archivo y permitiendo a las empresas tener un acceso oportuno, verás y en línea a sus expedientes misionales y administrativos.

Normatividad

La ley 1712 del 6 de marzo de 2014 crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública y nacional, por lo que evoca además los principios de facilitación, no discriminación, buena fe, celeridad, eficacia, calidad de la información, divulgación proactiva de la información y responsabilidad en el uso de la información. Adicionalmente obliga a que dentro de los 6 meses siguientes las entidades deben adoptar un programa de Gestión Documental que asegure la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Consulte la Ley abajo.

Toda entidad, debe formular un Plan de Eficiencia Administrativa en el que se deberá incluir la selección de trámites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con cronogramas, metas e indicadores, que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros. Este Plan, sin perjuicio de lo dispuesto por la ley, podrá contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimiento seleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la producción documental. Dicho plan deberá integrarse al plan de acción de la Estrategia de Gobierno en línea.

Una de las clave principales para el crecimiento de las organizaciones se encuentra en el conocimiento del negocio y en la gestión que haga sobre sus contenidos digitales, es de aquí que la gestión documental se convierte en un proceso fundamental para la supervivencia, competitividad y crecimiento de las empresas.

Dichos soportes electrónicos deben garantizar las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad a las que hace referencia el parágrafo 1 del Artículo 6 de la ley 962 de 2005 y los artículos 55, 56, 57, 58 y 59 de la ley 1437 de 2011.

Las entidades deberán identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel, de acuerdo con la Guía que ya está disponible en el Programa Gobierno en línea. Se debe promover el uso preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión al interior de la Entidad. Cada entidad debe formular metas de reducción de papel y acciones con indicadores que permitan monitorear el avance de los mismos. Los resultados de las prácticas aplicadas deberán ser entregados a la Alta Consejería del Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, al Archivo General de la Nación y al Programa de Gobierno en Línea en el mes de octubre de cada año, a través del envío del reporte por correo electrónico.

ECM - DOC4US

DOC4US es un sistema SGDE y SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) para la gestión de documentos electrónicos a nivel entidad rial, que asegura el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos garantizando las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad de toda la información digital de su entidad. El sistema de información de Gestión de documentos digitales DOC4US permite a la entidad administrar su centro de gestión documental de manera digital cumpliendo con las normas básicas de Archivo y permitiendo a los usuarios tener un acceso oportuno, verás y en línea a sus expedientes misionales y administrativos. Doc4Us esta soportado en los componentes propios de ECM (Enterprise content management) el cual cubre el ciclo de vida del documento en la organización cubriendo las etapas y requerimientos de normas internacionales. Como lo plantea la guía de implementación de un SGDEA del AGN el ECM (Enterprise Content Management), el cual hace referencia a una combinación dinámica de las estrategias, métodos y herramientas que se utilizan para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar información de apoyo a procesos clave de la organización a través de la gestión de todo su ciclo de vida. El término de “ECM” significa Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial, en el caso de Doc4US este concepto se usa para referirse a la tecnología que permite capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar todas las formas de contenido no sólo los documentos de una organización, sino que además incluye herramientas de colaboración, gestión de activos digitales, gestión de contenidos web, y registros y metadatos de información.

ECM - Conceptos principales

• Capture (Captura): registro de información
La gestión de contenido empresarial une el mundo digital con el analógico. Información y datos provenientes de diferentes canales (ya sea por fax, correo convencional o electrónico, PDF + XML) pueden registrarse y administrarse en su totalidad sin problema alguno. Es así, como los períodos de espera y transporte de datos desaparecen y toda la información se encuentra a disposición de la empresa, libre de interferencias y directamente después de su recepción. Este componente comprende la producción, creación, ingreso, captura o recepción de documentos en formato papel (u otros soportes analógicos o digitales) a través de procesos de digitalización, reconocimiento, clasificación y etiquetado de documentos; captura de documentos adjuntos, fax o correos electrónicos; captura de datos y documentos electrónicos que llegan desde herramientas tecnológicas como CRM, ERP, RRHH, en formatos como XML, CSV ó producción de documentos generados a través de procesadores de texto o formularios.
Es importante tener en cuenta que este proceso requiere levar a cabo actividades de planeación y alistamiento de información contemplando los principios archivísticos del AGN, y puede abarcar el uso de tecnologías para el reconocimiento y clasificación de documentos, herramientas de extracción de datos automáticamente y almacenamiento de metadatos.
En la ingesta de documentos Doc4Us provee mecanismos para la captura de información mediante la digitalización on-line, capa de servicios mediante la cual cualquier sistema autorizado de manera automatizada puede genera insumos e ingresos de información, correo electrónico, fax y los c=procesos manuales de digitalización.

• Manage (Gestión): procesamiento, edición y uso de información
La gestión de contenido empresarial conecta la información con tareas, procedimientos y aplicaciones. Con el ECM Doc4US las empresas “manejan” (crean, controlan, sincronizan y supervisan) toda la información relevante que queda a disposición de los procesos organizacionales sin interferencias para su debido procesamiento. En este componente Doc4Us posee un motor de flujos documentales que permite realizar la gestión o control de flujo del documento dentro de la organización, igualmente en este proceso se indexa los documentos y se registran los metadatos requeridos, estos metadatos viajan con los documentos en su ciclo de vida de documento, asociado a sus TRD, y flujos documentales. Se integra con motores BPM externos o con su propio motor de flujos documentales.

• Store (Almacenaje): archivado de información
El ECM Doc4us ofrece una fuente de información para toda la empresa. Todos los datos y archivos se encuentran disponibles para los diferentes niveles de la organización en un repositorio de contenido, posibilitando el acceso en todo momento y desde cualquier ubicación, de manera consistente, fiable y segura.
Este componente contempla el almacenamiento de la información a través del uso y aplicación de tecnologías y estándares para su mantenimiento, retención, acceso y preservación, independiente de su soporte y medio de creación. En este componente Doc4us integra las transferencias documentales para determinar los movimientos de archivo requeridos tanto físicos como digitales.
En términos de tecnología se cuenta con la capacidad de almacenamiento en filesystem, bases de datos, cloud, con sus respectivos procesos de firmado digital y estampado cronológico respectivo.

• Preserve (Preservación): archivado de información y almacenaje a largo plazo de acuerdo a garantías técnicas y de trazabilidad.
La gestión de contenido empresarial almacena información por largos períodos de tiempo. Con el ECM de Doc4Us las empresas pueden archivar toda la información que estén obligados a conservar, ya sea por motivos legales, internos de la organización o por conformidad con las garantías técnicas y de trazabilidad exigidas por la normativa de su actividad empresarial, esto con base en las TRD, TVD determinadas por la entidad.

• Deliver (Distribución): Facilitación de información y su suministro en los procesos empresariales.
La gestión de contenido empresarial se ocupa de ofrecer a las empresas la información correcta en el momento, lugar, contexto técnico y proceso empresarial adecuados. Los usuarios pueden acceder a información relevante y modificarla desde un vasto número de terminales como por ejemplo ordenadores de sobremesa o portátiles, tablets y Smartphones. Esto posibilita que usted, sus proveedores y sus clientes puedan trabajar contando con información al día. Este componente permite publicar, recibir y enviar documentos a dispositivos electrónicos, intranet, extranet, otros sistemas de gestión documental o aplicaciones de negocio mediante procesos de interoperabilidad y las posibilidades de exportación para intercambio con otros sistemas